Transformasi adalah Suatu Proses, bukan suatu Event:
8 Langkah Mentransformasi Perusahaan dan Organisasi Anda
Oleh Stephanus Tedy R. berdasarkan ide dari Prof John P. Kotter.
Salah satu masalah atau tantangan terbesar yang dihadapi para pemimpin dalam perusahaan dan organisasi adalah bagaimana melakukan perubahan sehingga membuat organisasi menjadi lebih baik dan naik menuju level berikutnya. Memulai suatu organisasi dari baru relatif lebih mudah daripada memperbaiki organisasi yang memang dipimpin oleh tipe pemimpin yang tidak tepat atau manajemen yang salah dari awal.
Jika sebagai pemimpin Anda dihadapkan dengan
situasi yang memaksa Anda untuk melakukan perubahan dan perbaikan dalam
organisasi, tapi belum memungkinkan untuk memulai organisasi baru, maka tetap
masih ada jalan keluar.
Nah, bagaimana caranya?
Jangan kuatir, ahli kepemimpinan dalam perubahan
dari Harvard Business School Prof.
John P. Kotter menganjurkan 8 Langkah praktis untuk melakukan perubahan dan
mentransformasi perusahaan atau organisasi yang Anda pimpin. Saya akan menjabarkannya dalam bahasa
Indonesia yang singkat dan mudah Anda mengerti.
Langkah Pertama,
Menetapkan dan menyadarkan seluruh karyawan
atau anggota organisasi tentang pentingnya melakukan perubahan dengan segera (Sense of Urgency).
Tindakan Positif: Pemimpin perubahan dapat memulai
dengan menganalisa lingkungan di dalam dan luar organisasi / perusahaan.
Menilai fakta-fakta yang ada yang dapat mempengaruhi organisasi dalam mencapai
tujuan. Mencatat situasi persaingan dalam industri dan yang hal-hal yang dibutuhkan
dan diharapkan target customer tapi
belum dipenuhi organisasi dengan baik atau bahkan sama sekali belum ada (menemukan
peluang). Pemimpin perubahan harus
meyakinkan paling sedikit 75-80% manajer yang ada untuk menyadari bahaya dari
sikap berdiam diri dalam zona nyaman dan sikap mempertahankan “status quo” dimana sikap itu akan
membuat perubahan tidak mungkin dapat dilaksanakan.
Perangkap Negatif: Memandang ringan kesulitan untuk
mendorong dan memotivasi orang-orang di dalam organisasi untuk keluar dari zona
nyamannya. Rasa takut dan tidak berani mengambil risiko yang diperlukan sehingga
menjadi lumpuh dan mati perlahan-lahan.
Langkah kedua,
Membentuk tim yang solid dan powerful serta memiliki
pandangan yang sama.
Powerful artinya tim merupakan gabungan para
pemimpin yang berotoritas dan dapat membuat keputusan penting dan strategis di tangannya. Board of Director (BOD) merupakan satu
contoh tim yang powerful.
Tindakan Positif: Dukungan BOD harus diperoleh secara
penuh untuk memastikan semua langkah-langkah berikutnya dapat terlaksana. BOD
juga harus berkomitmen dan sehati untuk mendukung semua langkah yang sudah
dibuat, karena akan tiba saatnya di dalam proses transformasi ada orang-orang
yang tidak mau berubah atau merasa terancam oleh perubahan. Mereka akan melaporkan
kepada BOD tentang hal-hal yang menurut mereka buruk dengan tujuan untuk membuat perubahan itu tidak terlaksana
atau gagal. Tim ini juga dianjurkan dan diberi kewenangan untuk bergerak di
luar dan di sekitar struktur organisasi yang formal sehingga dapat bergerak
lebih bebas.
Perangkap Negatif: Tim dalam BOD tidak pernah punya pengalaman
bekerjasama sebagai tim sebelumnya. Atau memiliki ego yang besar atau
personality yang sulit untuk bekerjasama dan memperjuangkan kepentingan yang
lebih besar (greater good). Tim BOD
tidak mau bertanggungjawab untuk terlibat dalam perubahan dan melepaskan
otoritas untuk tindakan perubahan kepada Divisi / Departemen HRD/SDM atau
Bagian Quality Control, atau Bagian Perencanaan Strategik. Jika BOD tidak
memiliki waktu atau merasa tidak yakin, ia dapat mendelegasikan dan memberi
otoritas kepada manager yang cukup senior dan dihormati dan kalau perlu,
memberikan wewenang khusus sehingga amanat untuk melakukan langkah-langkah
perubahan dapat dilaksanakan.
Langkah Ketiga,
Menciptakan sebuah visi.
Tindakan Positif: Visi yang diciptakan harus mengarahkan
kepada perubahan yang diinginkan. Untuk merealisasikan visi dikembangkan dan ditentukan
strategi yang sesuai.
Perangkap Negatif: Mempresentasikan visi yang terlalu rumit
(njelimet), mendua, samar-samar atau
tidak jelas / mis-leading atau harus
dikomunikasikan lebih dari 5 menit. Semakin panjang waktu yang diperlukan untuk
menjelaskan visi itu, semakin sulit visi itu dicapai. Visi yang baik seharusnya
dapat disharingkan dengan jelas dan singkat sambil berjalan kaki bersama atau ketika pemimpin perubahan naik lift bersama
dengan karyawan lainnya.
Langkah Keempat,
Mengkomunikasikan Visi.
Tindakan Positif: Menggunakan setiap sarana yang ada dengan
cara kreatif, efektif dan efisien untuk terus-menerus mengkomunikasikan visi yang
baru dan strategi-strategi untuk mencapainya. Mengajarkan perilaku yang baru
dengan memberi contoh nyata di lapangan terutama dari seluruh anggota tim
perubahan yang dibentuk dalam langkah kedua.
Perangkap Negatif: Visi tidak dikomunikasikan dengan
gencar. Kurang aktif mengkomunikasikan visi. Berperilaku dengan cara yang tidak
etis atau bertolakbelakang dengan visi yang sudah ditetapkan. Tindakan ini sama
dengan tindakan membakar kapal sendiri dalam peperangan di laut dalam atau (dalam
istilah sepakbola) gol bunuh diri.
Langkah Kelima,
Memberdayakan dan memperlengkapi seluruh tim
dan karyawan yang ada untuk mampu bertindak merealisasikan visi.
Tindakan Positif: Menghilangkan sistem/peraturan atau
struktur yang menghalangi dan menghambat visi. Mendorong untuk berani mengambil
risiko dan menerapkan ide-ide, aktivitas-aktivitas dan tindakan-tindakan yang
non-tradisional / kreatif, yang mendukung pencapaian visi selama tidak
terlarang oleh hukum moral dan undang-undang yang berlaku.
Perangkap Negatif: Tidak berani / gagal memindahkan
individu yang dominan atau powerful tapi
menjadi penghalang pencapaian visi karena pikiran, perkataan dan perbuatannya menentang
atau tidak mau ikut perubahan.
Langkah Keenam,
Merencanakan dan membentuk kriteria pencapaian
sebagian atau kemenangan-kemenangan kecil / milestone.
Tindakan Positif: menetapkan dan menyusun kriteria perbaikan-perbaikan
kinerja yang dapat terlihat dan terasa dan terkuantifikasi. Memilih dan
memberikan penghargaan terhadap karyawan yang memberikan sumbangan nyata
terhadap perbaikan itu.
Perangkap Negatif: Tidak peduli atau gagal menciptakan
pencapaian jangka pendek dan berharap dengan berjalannya waktu, visi akan
tercapai dengan sendirinya. Gagal untuk mencetak keberhasilan dalam jangka
pendek (usaha 12-24 bulan).
Langkah Ketujuh,
Mengakumulasikan kemenangan-kemenangan serta perbaikan-perbaikan
kecil; dan berdasarkan akumulasi kemenangan itu, menghasilkan perubahan yang
lebih besar.
Tindakan Positif:
Menggunakan kredibilitas dari kemenangan-kemenangan
sebelumnya untuk mengubah sistem, struktur, dan kebijakan yang merusak visi.
Mempekerjakan, mempromosikan dan mengembangkan karyawan yang mampu menerapkan
visi. Menyegarkan proses perubahan dengan proyek-proyek baru yang kreatif dan membentuk
agen-agen perubahan.
Perangkap Negatif:
Menyatakan kemenangan terlalu cepat-(dengan peningkatan
kinerja pertama). Membiarkan Barisan
Sakit Hati yang menentang perubahan (resistor) untuk meyakinkan pasukan mereka bahwa
perang melawan perubahan telah dimenangkan.
Langkah Kedelapan,
Melembagakan Pendekatan-Pendekatan Baru.
Tindakan Positif: Menerjemahkan dan menjelaskan
hubungan antara pentingnya melakukan perilaku-perilaku yang baru untuk
kesuksesan dan keberhasilan perusahaan / organisasi. Menciptakan pengembangan kepemimpinan dan
rencana suksesi / pergantian yang sejalan/konsisten dengan pendekatan-pendekatan
yang baru.
Perangkap Negatif: Tidak menciptakan norma-norma sosial
dan nilai-nilai bersama (shared values)
yang baru yang konsisten dengan perubahan. Mempromosikan orang-orang yang tidak
menjiwai pendekatan-pendekatan yang baru dalam posisi kepemimpinan.
Jika Anda ingin berhasil dalam melakukan
transformasi di dalam perusahaan atau organisasi Anda, lakukan langkah-langkah di
atas dengan benar dan dalam urutan yang benar dengan passion yang besar.
Bagaimana jika Anda masih tidak yakin? Berarti Anda
membutuhkan bantuan. Jangan kuatir,
segera hubungi kami.
TED,
LV17062014
Posts
